Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung. Rechnungen und Belege dürfen daher nicht nachträglich verändert werden.
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Beispiel aus der Praxis
Eine Stromrechnung enthält einen falschen Zählerstand. Statt die PDF-Datei zu bearbeiten, wird sie storniert und eine neue Rechnung mit eigener Nummer ausgestellt. Beide Belege bleiben unverändert abrufbar, die Verknüpfung zeigt, welcher Beleg welchen ersetzt. So kann eine Betriebsprüfung die Änderung später lückenlos nachvollziehen.
Was das konkret bedeutet
Wer Rechnungen erstellt, sollte Belege revisionssicher ablegen, Änderungen protokollieren und Aufbewahrungsfristen beachten. Für Vermieter heißt das: Abrechnungssoftware darf bereits versandte Belege nicht stillschweigend überschreiben. Konkrete Anforderungen und Fristen sind mit Steuerberatung oder Buchhaltung zu klären.
Abgrenzung
Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung, kein Gesetz. Sie regeln Buchführung und Aufbewahrung, nicht das Rechnungsformat. Ob eine Rechnung als E-Rechnung gilt, ergibt sich aus anderen Vorgaben, etwa zu XRechnung und ZUGFeRD.