Das Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was geändert hat und wie der vorherige Zustand war. Es macht Geschäftsvorgänge nachvollziehbar, von Vertrag über Messwerte und Tarif bis zur Zahlung, und unterstützt Prüfungen und die Klärung von Streitfällen.
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Beispiel aus der Praxis
Ein Mieter bestreitet eine Rechnung und behauptet, der Preis sei anders vereinbart gewesen. Das Änderungsprotokoll zeigt, dass die Tarifversion am 3. März von einer bestimmten Person angelegt und nie verändert wurde. Auch der Zählerstand wurde einmal korrigiert, samt altem Wert und Begründung. Das Gespräch wird dadurch sachlich.
Was das konkret bedeutet
Ein Protokoll nützt nur, wenn es nicht nachträglich veränderbar ist und Nutzer eindeutig zuordnet. Betreiber sollten festlegen, wer Einträge einsehen darf und wie lange sie aufbewahrt werden. In WOODGRID sind Änderungsprotokoll sowie Rollen und Rechte als Funktionen geplant, der Aufbewahrungsrahmen ist mit Fachberatung abzustimmen.
Abgrenzung
Das Änderungsprotokoll ist kein Systemlog. Ein technisches Log hält Fehler und Abläufe der Software fest, das Änderungsprotokoll dokumentiert fachliche Änderungen an Daten und Vorgängen. Außerdem ersetzt es keine Korrekturbelege bei Rechnungen.
Was protokolliert wird
Ein Änderungsprotokoll hält fest, wer wann was geändert hat und wie der vorherige Zustand war. Dazu zählen Verträge, Preise, Zählerstände, Rechnungen und Rechte. Es macht Vorgänge nachvollziehbar und stützt Prüfungen.
Nutzen im Streitfall
Bestreitet ein Mieter eine Rechnung, zeigt das Protokoll, wer wann einen Preis oder Stand eingetragen hat. Das Protokoll sollte selbst nicht veränderbar sein und mit Rollen und Rechten zusammenspielen. Bewahren Sie es so lange auf, wie die zugehörigen Belege aufbewahrt werden müssen.