Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Eine einfache PDF-Rechnung ist dafür kein Ersatz. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird die Empfangsfähigkeit schrittweise zur Pflicht; Details regelt das Bundesfinanzministerium.
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Beispiel aus der Praxis
Ein Vermieter stellt einem Mieter die Stromrechnung als strukturierte Datei aus. Die Buchhaltung des Mieters liest Rechnungsnummer, Betrag und Steuersatz automatisch ein und legt den Beleg ab. Wird nur ein gewöhnliches PDF gesendet, muss jemand die Daten von Hand erfassen.
Was das konkret bedeutet
Betreiber sollten prüfen, ab wann sie Rechnungen im strukturierten Format ausstellen müssen und ob ihre Mieter es empfangen können. Wichtig sind außerdem Archivierung, Unveränderbarkeit und Korrekturen. Die geplante Funktion von WOODGRID sieht E-Rechnungen sowie Korrekturbelege mit Storno statt Überschreiben vor.
Abgrenzung
Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Formate wie ZUGFeRD enthalten das PDF zusammen mit maschinenlesbaren Daten, XRechnung besteht nur aus Daten. Welche Variante zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab.