Fehler in bereits ausgestellten Rechnungen werden nicht durch Überschreiben, sondern über einen Korrekturbeleg oder eine Stornierung mit Neuberechnung behoben. Der Originalbeleg bleibt unverändert erhalten und bleibt mit der Korrektur verknüpft, damit der Vorgang nachvollziehbar bleibt.
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Beispiel aus der Praxis
Nach Versand der Jahresabrechnung stellt sich heraus, dass ein Zähler vertauscht war. Der Betreiber storniert den fehlerhaften Beleg mit einem Stornobeleg und erstellt eine neu berechnete Rechnung. Der Mieter erhält beide Dokumente, aus denen ersichtlich wird, was geändert wurde. Die ursprüngliche Rechnung bleibt als Original erhalten.
Was das konkret bedeutet
Wer Fehler offen und nachvollziehbar korrigiert, schafft Vertrauen und erfüllt Dokumentationsanforderungen. Praktisch bedeutet das: Belege erhalten eine eigene Nummer, verweisen auf den Vorgänger und werden mit Datum und Grund archiviert. Ob steuerliche Besonderheiten bestehen, klärt die Steuerberatung im Einzelfall.
Abgrenzung
Ein Korrekturbeleg ersetzt die Rechnung nicht durch Überschreiben, eine Gutschrift ist dagegen ein anderer Beleg. Auch eine Rücklastschrift korrigiert keine Rechnung, sie betrifft die Zahlung. In WOODGRID sind Korrekturbelege mit Storno statt Überschreiben als Funktion geplant.
Wie Korrekturen ablaufen
Ein Fehler in einer ausgestellten Rechnung wird nicht durch Überschreiben behoben. Stattdessen wird der ursprüngliche Beleg storniert oder per Korrekturbeleg angepasst, und bei Bedarf entsteht eine neu berechnete Rechnung. Beide bleiben miteinander verknüpft.
Warum Unveränderbarkeit zählt
Die Unveränderbarkeit ist Voraussetzung für nachvollziehbare Buchführung und für Betriebsprüfungen. Mieter sollten die Korrektur verständlich erklärt bekommen: Was war falsch, was ändert sich, welcher Betrag ist offen. Stimmen Sie das Vorgehen mit der Buchhaltung ab.