ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: Es kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten. Bestimmte Profile erfüllen die Anforderungen an die E-Rechnung nach EN 16931. Lesbare Darstellung und Daten müssen übereinstimmen.
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Beispiel aus der Praxis
Ein Betreiber versendet Monatsrechnungen als PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten steckt. Der Mieter öffnet die Datei wie gewohnt, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch ein. Weichen Betrag im PDF und Betrag im XML voneinander ab, entsteht ein Prüfproblem.
Was das konkret bedeutet
ZUGFeRD eignet sich, wenn Empfänger sowohl lesbare Rechnungen als auch automatische Verarbeitung wünschen. Entscheidend ist das verwendete Profil, denn nicht jedes erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung. Vor dem Versand lohnt sich ein Test mit einer Prüfsoftware oder dem Empfänger.
Abgrenzung
ZUGFeRD ist keine reine PDF-Rechnung. Ein einfaches PDF enthält keine strukturierten Daten und gilt nicht als E-Rechnung im engeren Sinn. Bei ZUGFeRD sind die eingebetteten Daten der maßgebliche Teil und müssen zur Darstellung passen.
Wie das Hybridformat aufgebaut ist
ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten, strukturierten XML-Daten. Der Mensch liest das PDF, die Buchhaltungssoftware die Daten. Bestimmte Profile erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 an die E-Rechnung.
Darstellung und Daten angleichen
Beträge und Angaben im PDF und im XML müssen übereinstimmen, sonst entstehen Streitigkeiten und Prüfprobleme. Wählen Sie ein Profil, das die geforderten Felder enthält, und testen Sie die Dateien mit einem Validator. Stimmen Sie das Format mit der Buchhaltung und den Mietern ab.