EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie legt das semantische Datenmodell fest, das Formate wie XRechnung und bestimmte ZUGFeRD-Profile abbilden. Erfüllt eine Rechnung diese Norm, kann sie von Empfängern automatisch verarbeitet werden.
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Beispiel aus der Praxis
Zwei Unternehmen nutzen unterschiedliche Software, aber beide halten sich an dasselbe Datenmodell. Die Rechnung enthält Felder wie Verkäufer, Käufer, Positionen und Steuer in festgelegter Bedeutung. Dadurch kann das Empfängersystem die Werte ohne Rückfrage lesen. Ein Beispiel ist das Feld für die Rechnungsnummer.
Was das konkret bedeutet
Für Betreiber ist die Norm vor allem für die Auswahl der Software relevant. Sie sollten sich bestätigen lassen, dass die erzeugten Rechnungen dem Datenmodell entsprechen und regelmäßig validiert werden. Pflichtfelder wie Leitweg-ID oder Zahlungsangaben können je nach Empfänger hinzukommen.
Abgrenzung
Die Norm ist kein Dateiformat. Sie beschreibt ein semantisches Modell, die Umsetzung erfolgt in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD. Auch bedeutet die Übereinstimmung mit der Norm nicht, dass eine Rechnung inhaltlich oder steuerlich richtig ist.
Was die Norm festlegt
Die Norm EN 16931 beschreibt ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Angaben es gibt und was sie bedeuten, zum Beispiel Verkäufer, Käufer, Rechnungsposition und Steuerbetrag. Formate wie XRechnung und bestimmte ZUGFeRD-Profile setzen darauf auf.
Warum das Betreiber betrifft
Wer E-Rechnungen ausstellt, sollte ein Format wählen, das der Norm entspricht, damit Empfänger die Daten automatisch verarbeiten können. Prüfen Sie, welche Variante Ihre Mieter bevorzugen, und lassen Sie die Erzeugung der Dateien vor dem Einsatz mit einem Validator testen.