Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format für E-Rechnungen, das den deutschen Standard für den Rechnungsaustausch abbildet, besonders mit der öffentlichen Verwaltung. Sie wird vom Menschen nur über ein Anzeigeprogramm gelesen und entspricht der europäischen Norm EN 16931.
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Beispiel aus der Praxis
Ein Vermieter liefert Strom an eine kommunale Einrichtung, die Rechnungen als XRechnung verlangt. Statt eines PDFs sendet er eine strukturierte XML-Datei mit Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und Beträgen. Fehlt ein Pflichtfeld wie die Leitweg-ID, kann das Empfängersystem die Datei zurückweisen.
Was das konkret bedeutet
Eine XRechnung wird in der Regel dann relevant, wenn Kunden aus der öffentlichen Verwaltung beliefert werden. Vorab sollte geklärt werden, welche Angaben der Empfänger fordert und über welchen Weg die Rechnung zugestellt wird. Zur Kontrolle ist ein Anzeigeprogramm hilfreich. Die E-Rechnung ist in WOODGRID geplant.
Abgrenzung
Die XRechnung ist nicht mit ZUGFeRD identisch. ZUGFeRD verbindet ein PDF mit eingebetteten Daten und bleibt für Menschen direkt lesbar, die XRechnung besteht nur aus XML. Beide können die europäische Norm erfüllen, sind aber verschiedene Formate.
Wo die XRechnung eingesetzt wird
Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das den deutschen Standard für den Rechnungsaustausch abbildet, besonders mit der öffentlichen Verwaltung. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931 und wird zum Lesen in einem Anzeigeprogramm dargestellt.
Pflichtfelder beachten
Fehlt ein Pflichtfeld, etwa die Leitweg-ID bei Behörden, wird die Rechnung abgelehnt. Prüfen Sie vor dem Versand mit einem Validator und klären Sie beim Empfänger, welche Angaben er braucht. Wenn Mieter keine Behörden sind, kann ein hybrides Format wie ZUGFeRD praktischer sein.