Offene Posten sind Rechnungen oder Forderungen, die noch nicht oder nur teilweise bezahlt sind. Ihre Verwaltung umfasst Zahlungszuordnung, Teilzahlungen, ungeklärte Eingänge und Erinnerungen. Wiederholte Bankimporte dürfen keine Doppelbuchungen erzeugen.
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Beispiel aus der Praxis
Ein Mieter zahlt eine Rechnung über beispielhaft 1.000 Euro in zwei Raten, überweist aber einmal ohne Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Die Buchhaltung sieht einen unklaren Eingang und einen Teilbetrag, der noch offen ist. Sie ordnet beides zu und der Rest bleibt als offener Posten sichtbar, bis er ausgeglichen ist.
Was das konkret bedeutet
Regelmäßige Abstimmung zwischen Bankumsätzen und Rechnungen verhindert, dass Forderungen unbemerkt liegen bleiben. Hilfreich sind eindeutige Rechnungsnummern, nachvollziehbare Zuordnungen und eine Notiz bei strittigen Beträgen. Erinnerungen und Mahnungen sollten zum Vertrag passen. Zugeordnete Zahlungen müssen auf Wunsch auch später noch belegbar sein.
Abgrenzung
Ein offener Posten ist keine Mahnung, sondern der Zwischenstand einer Forderung. Eine Mahnung ist erst eine Folgehandlung. Ebenso unterscheidet sich der offene Posten von einer Rücklastschrift, die einen einzelnen gescheiterten Einzug beschreibt, während der Posten die Gesamtforderung abbildet.
Verwaltung im Alltag
Offene Posten sind Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt sind. Zur Verwaltung gehören die Zuordnung von Zahlungseingängen, der Umgang mit Teilzahlungen und die Klärung unklarer Zahlungen. Eine saubere Zuordnung zeigt jederzeit, wer was schuldet.
Fehler vermeiden
Prüfen Sie Bankimporte so, dass wiederholte Importe keine Doppelbuchungen erzeugen. Vermerken Sie strittige Forderungen, damit sie nicht automatisch gemahnt werden. Zahlungserinnerungen und Mahnungen sollten nachvollziehbar dokumentiert sein.