Mit Rollen und Rechten wird festgelegt, wer im Portal was sehen und tun darf, zum Beispiel Vermieter, Hausverwaltung, Buchhaltung, Techniker oder Mieter. Preis- und Bankänderungen können auf berechtigte Rollen begrenzt und zusätzlich abgesichert werden.
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Beispiel aus der Praxis
Eine Hausverwaltung vergibt im Portal drei Rollen: Die Buchhaltung darf Rechnungen und Zahlungen sehen, der Techniker nur Zählerdaten, und eine Assistenz nur Stammdaten lesen. Tarifänderungen sind einer kleinen Gruppe vorbehalten. Scheidet jemand aus, wird nur seine Rolle entzogen, das Konto der übrigen bleibt unberührt.
Was das konkret bedeutet
Der Grundsatz lautet: so wenige Rechte wie nötig. Neue Mitarbeitende erhalten zunächst eng gefasste Rechte, die bei Bedarf erweitert werden. Sensible Aktionen wie Preisänderungen oder Bankdaten sollten nachvollziehbar protokolliert sein. Regelmäßig lohnt sich eine Überprüfung, ob alle vergebenen Rechte noch gebraucht werden. Rollen sind bei WOODGRID als geplante Funktion vorgesehen.
Abgrenzung
Rollen und Rechte regeln, was ein angemeldeter Nutzer tun darf. Die Mehrfaktor-Authentifizierung sichert dagegen, wer sich überhaupt anmelden kann. Die Mandantentrennung stellt zusätzlich sicher, dass verschiedene Kunden oder Mieter keinen Zugriff auf die Daten der jeweils anderen haben.
Rollen sinnvoll schneiden
Rollen legen fest, wer was sehen und ändern darf, etwa Eigentümer, Hausverwaltung, Buchhaltung, Technik oder Mieter. Gute Rollen folgen dem Prinzip, dass jede Person nur die Rechte erhält, die sie für ihre Aufgabe braucht.
Sensible Aktionen absichern
Preisänderungen, Bankdaten und Freigaben sollten auf wenige Rollen beschränkt und zusätzlich abgesichert sein, zum Beispiel mit Mehrfaktor-Authentifizierung. Scheidet jemand aus, müssen Rechte zeitnah entzogen werden. Ein Änderungsprotokoll hilft, später nachzuvollziehen, wer was geändert hat.