Bei 90 Gewerbemietern entscheidet die Abrechnung darüber, ob ein Gebäudestromprojekt im Alltag funktioniert. Entscheidend sind drei Dinge: ein klarer Rhythmus, nachvollziehbare Berechnungen und Belege, die verändert werden können, ohne dass das Original angetastet wird.
Abschläge, Jahresabrechnung, Schlussrechnung
- Monatliche Abschläge sind Vorauszahlungen auf den erwarteten Verbrauch.
- Die Jahresabrechnung rechnet den tatsächlichen Verbrauch mit den gültigen Preisen ab und verrechnet die gezahlten Abschläge.
- Bei Vertragsende, etwa bei Auszug, folgt die Schlussrechnung auf Basis des bestätigten Schlussstands.
Eine tatsächliche monatliche Verbrauchsabrechnung ist als zweite Betriebsart möglich. Beide Varianten dürfen aber nicht für denselben Zeitraum parallel den vollen Verbrauch berechnen.
Was in eine korrekte Rechnung einfließt
- Verbrauch aus der freigegebenen Messkette
- der zeitlich passende Tarif – bei Preisänderungen wird der Zeitraum geteilt
- Grundpreis, taggenau aufgeteilt, und korrekt konfigurierte Steuern
- bereits geleistete Abschläge und weitere Zahlungen
Geldbeträge werden mit Dezimalarithmetik berechnet, nicht mit Fließkommazahlen. Jede Rechnung muss sich aus archivierten Eingabedaten und der dokumentierten Regelversion reproduzieren lassen.
Wenn Daten fehlen oder sich Fehler einschleichen
Fehlende oder unplausible Messwerte blockieren die betroffene Abrechnung und erzeugen eine Aufgabe – statt unbemerkt in eine Rechnung zu laufen. Ist eine Rechnung bereits ausgestellt, bleibt das Original unverändert. Fehler werden über einen verknüpften Korrekturbeleg oder über Storno und Neuberechnung behoben. Nachlieferungen von Messwerten überschreiben keine bereits freigegebenen Rechnungen.
E-Rechnung: Was gilt wann?
Gewerbemieter sind Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Verkehr erhalten. Für sie gilt die E-Rechnungspflicht:
- Seit 1. Januar 2025: Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich (Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinunternehmer).
Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil. Wichtig: Das strukturierte Dokument und die lesbare Darstellung müssen übereinstimmen. Die konkreten Anforderungen und Übergangsregeln finden Sie in den FAQ des Bundesfinanzministeriums.
Zahlungen und offene Posten
- Unterstützt werden Überweisung und SEPA-Lastschrift. Mandat, Mandatsreferenz, Gläubiger-ID, Vorabankündigung und Status werden dokumentiert. Die Firmenlastschrift ist keine automatische Folge eines B2B-Vertrags, sondern wird gesondert vereinbart.
- Kontoumsätze werden über einen Bankdienst oder Import zugeordnet; wiederholte Importe dürfen keine Doppelbuchungen erzeugen.
- Rücklastschriften, Teilzahlungen und ungeklärte Eingänge landen in einer Aufgabenliste.
- Eine offene Forderung führt nicht automatisch zur Abschaltung des Stroms. Eine Sperrung wäre ein gesonderter, rechtlich und technisch geprüfter Prozess.
Für die Buchhaltung
Ein geprüfter DATEV-Export mit festgelegtem Kontenrahmen und Steuerkennzeichen entlastet die Buchhaltung. Belege unterliegen den GoBD – sie dürfen nicht nachträglich verändert werden. Zu Beginn empfiehlt sich eine Sammelfreigabe durch die Buchhaltung; automatische Freigaben folgen erst nach einem verifizierten Parallelvergleich.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechts-, Steuer- oder Energieberatung. Ob und wie sich ein Modell in Ihrem Gebäude umsetzen lässt, hängt vom Einzelfall ab und sollte vor dem Start geprüft werden.